會展項目，特別是規模較大、級別較高的項目，還應當列入政府的社會和經濟發展計劃。會展項目經過實施組織工作的決策者和政府有關部門的批準，并列入項目實施組織或者政府計劃的過程，就叫做立項。會展項目的立項策劃，實際上就是對一個具體的展覽展示所涉及的一系列事項進行初步的規劃和設計，確定其基本的框架。在策劃中需要確定的內容主要包括以下方面。
　　
　　1、會展項目的名稱
　　
　　通常會展的名稱有三部分組成：一是基本部分，用于說明會展的性質和特征，如博覽會、論壇、展覽會、交易會、交流會、展銷會等等；二是限定部分，主要用于說明展覽展示舉辦的時間、地點、規模以及內容等形式，如“1999年中國昆明世界園藝博覽會”中“博覽會”之前的部分說明了該會展的舉辦時間、地點、規模和內容，屬于名稱的限定部分；三是附屬部分，是限定部分的補充，用于具體說明會展的時間、地點等細節，可以是具體舉辦日期、地點、組織單位的名稱或會展的縮寫等。
　　
　　2、會展的舉辦地點
　　
　　會展舉辦地點的策劃是由粗到細逐步確定的。首先要確定在什么地區或國家舉辦，這與會展的性質、定位、會展所涉及的產業和行業等因素有關。其次要決定在什么城市舉辦，如為貿易性的展覽作策劃，最好選擇在廣州、上海等對外廾放程度比較高的東部沿海城市。最后要決定在該城市的什么會場或展館舉辦，這也要綜合考慮會展所涉及的行業、定位等因素，尤其要考慮該項目的成本預算。
　　
　　3、會展的時間安排
　　
　　由于會展的日程安排往往具有不可更改性，因此展覽展示的時間安排，尤其是籌備時間安排策劃，就顯得十分重要。嚴格的時間安排和工作日程，是一個會展項目成功舉辦的前扌是。不僅每項工作都要有明確的工作期限，而且必須要有總協調人及具體辦事人或聯系人，同時還要有應急準備，并定期對照檢查、及時調，以便及時反應。
　　
　　4、會展的舉辦機構
　　
　　會展的舉辦機構一包括主辦單位、承辦單位、協辦單位、支持（后援）單位等類別。主辦單位是指具有國家主管部門批準的有報批會展項目質的單位；承辦單位是指雖沒有報批會展項目質，但同主辦單位一樣具有招商、招展能力和舉辦會展的民事責任承擔能力，設有專門從事辦理會展的部門并有相應的專業工作人員，且具有完善的辦理會展規章制度的單位；協辦單位是指協助主辦或承辦單位負責會展的部分策劃和組織工作的單位，其任務比較集中于部分的招展、招商和宣傳推廣工作；支持單位一是對會展起直接或間接支持作用的單位，有時也會承擔一些招展、招商和宣傳工作。其中承辦單位是直接策劃、組織會展的單位，因此往往是會展有關機構中的核心單位。
　　
　　5、會展的規模和目標
　　
　　無論是會議還是展覽，從定性的角度看，其規模一都可分為國際、國內、地區和地方四個種類。此外，展覽還更強調從定量角度確定規模，即注重展出的面積、參展單位及展覽的專業觀眾數量等指標。由于展覽展示的規模與其項目要實現的目標相關，因此會展的目標也是在立項策劃中需確定的內容。
　　
　　6、展覽中要展示的商品的范圍
　　
　　此項并非展覽立項中的必選內容，但在展覽立項中，必須確定展覽中要展示的商品的范圍。首先，要展示的商品應是與展覽會目標相一致，并且能夠體現展覽會目標的。其次，展品范圍還要根據展覽會涉及的產業或行業范圍進行調。如舉辦貿易性的展覽會，展品范圍就需要包括很多種類，而針對某種產品的專業展覽。
　　
　　7、會展的招展、招商和宣傳推廣計劃
　　
　　會議尤其是展覽的招展、招商和宣傳推廣工作實際是會展項目實施過程的重要組成部分，需要專門進行策劃和安排，但在立項策劃時必須有所考慮，形成基本的框架。如可以從國際、國內和網絡三種渠道進行招展招商，也可以通過對國內外記者的新聞報道安排、對外廣告、其至與會展相關的環境宣傳等手段加強宣傳推廣工作。要注意的是，這是與會展的對象，即與會者、參展商及一參觀者之間的溝通，因此必須注重與目標客戶之間的雙向信息交流，以掌握一手料。
　　
　　8、會展的進度計劃和現場管理計劃
　　
　　會展項目的進度計劃是指在時間安排上對會展的各項工作作出統籌規劃。現場管理計劃是指在會展廾幕后的會展現場進行有效管理的計劃，包括布展管理計劃（展覽項目中必備）、廾幕計劃、會展現場工作計劃和撤展管理計劃等。立項策劃的任務，就是要對會展項目的進度進行初步的計劃，并充分考慮會展現場的管理工作，以初步考察項目各方面策劃的可行性。
　　
　　9、會展的相關活動計劃
　　
　　會展的相關活動是指如新聞發布會、論壇、研討會等配合展覽展示舉辦的重要會議，以及如表演等其他的相關活動。在立項策劃中必須預先考慮這些活動并作出初步計劃。