1.會展名稱
展覽會的名稱一包括三個方面的內(nèi)容基本部分、限定部分和行業(yè)標(biāo)識。如“第10屆中國出口商品交易會”，如果按上述三項內(nèi)容對號入座，則基本部分是“交易會”，限定部分是“中國”和“第10屆”，行業(yè)標(biāo)識是“出囗商品”。
下面分別對這三項內(nèi)容作一些說明
基本部分：用來表明展覽會的性質(zhì)和特征，常用詞有展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節(jié)”等。
限定部分：用來說明會展舉辦的時間、地點和會展的性質(zhì)。
會展舉辦時間的表示辦法有三種一是用“屆”來表示，二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆大連國際服裝節(jié)、2006年廣州博覽會、法蘭克福春季捎費(fèi)品展覽會等。行業(yè)標(biāo)識用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“服裝”表明本會展是服裝產(chǎn)業(yè)的會展。行業(yè)標(biāo)識涌常是一個產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的某一個產(chǎn)品大類。
2．會展地點
策劃選擇會展的舉辦地點，包括兩個方面的內(nèi)容：一是會展在什么地方舉辦；二是會展在哪個展館舉辦。
具體選擇在哪個展館舉辦會展，要結(jié)合會展的展覽題材和會展定位而定。另外，在具體選擇展館時，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小，展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)等因素。
3．辦展機(jī)構(gòu)
辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)會展的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體根據(jù)各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機(jī)構(gòu)一有以下幾種主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。
主辦單位：擁有會展并對會展承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有會展的所有權(quán)。
承辦單位：直接負(fù)責(zé)會展的策劃、組織、操作與管理，并對會展承擔(dān)主要財務(wù)責(zé)任的辦展單位。
協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)會展的策劃、組織、操作與管理，部分±也承擔(dān)會展的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。
支持單位：對會展主辦或承辦單位的會展策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。
4．辦展時間
辦展時間是指會展計劃在什么時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指辦展的具體開展日期；二是指會展的籌展和撤展日期；三是指會展對觀眾開放的日期。
展覽時間的長短沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同的會展具體而定。國際展（尤其是出國展）的時間選擇，一選擇全年的辦展旺季即3——6月和9——10月。初次赴海外或在國內(nèi)舉辦國際展，辦展時間確認(rèn)必須提前一年或一年以上，以便確定辦展地點和展覽預(yù)算。有些會展的展覽時間可以很長，如“世博會”的展期長達(dá)幾個月其至半年；但對于占會展絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，展期一般是3——5天為宜，綜合性的會展一時間略長一些。
5．會展規(guī)模
會展規(guī)模包括三個方面的含義一是會展的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀會展的觀眾大約有多少。
6．人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃
人員分工計劃、招展計劃、招商計劃和宣傳推廣計劃是會展的具體實施計劃，這四項計劃在具體實施過程中會互相影響。人員分工計劃是對會展工作人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。
招展計劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和辦法。
招商計劃主要是為招攬觀眾參觀會展而制定的各種策略、措施和辦法。
宣傳推廣計劃則是為建立會展品牌和樹立會展形象，并同時為會展的招展和招商服務(wù)的。
7.會展進(jìn)度計劃、現(xiàn)場管理計劃和相關(guān)活動計劃
會展進(jìn)度計劃是在時間上對會展的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排。它明確在會展的籌辦過程中，到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作，直到會展成功舉辦。會展進(jìn)度計劃安排得好，會展籌備的各項準(zhǔn)備工作就能有條不李地進(jìn)行。